Ochrana osobních údajů žadatele

---

Vyhotovil: Orbico s.r.o.
Vydáno: 25. května 2018
Platnost: 25. května 2018

1. Všeobecné

1.1. Tato Směrnice pro ochranu osobních údajů (dále pouze „Směrnice pro ochranu údajů“) řídí ochranu Vašich osobních údajů jako i soukromí v souvislosti s Vaší žádostí o pracovní pozici v naší Společnosti bez ohledu na skutečnost, byla-li tato pracovní pozice zveřejněná nebo ne (dále pouze „Vy“). Tato Směrnice pro ochranu údajů byla vydaná společností Orbico s.r.o., Vinohradská 1597/174, Praha 3, 130 00, IČ: 058 99 664 (dále pouze „Společnost“ nebo „My“). Jsme v pozici správce Vašich osobních údajů.
1.2. Záběr našich činností je široký, z toho důvodu máme vyhotovených více směrnic. Tato se Vás týká jako žadatele, ale ostatní se na Vás mohou vztahovat také (není-li Vaše žádost o pracovní pozici jediným důvodem naší komunikace).

2. Jaké osobní údaje zpracováváme?

2.1. Zpracováváme vaše osobní údaje, které jste nám poskytli společně s Vaší žádosti o pracovní pozici, jako i Vaše osobní údaje, které jsme sesbírali v rámci náboru, tzn. následující údaje:
2.1.1. Vaše identifikační údaje: jméno, příjmení, adresu a občanství;
2.1.2. Vaše kontaktní údaje: telefonní číslo, e-mailovou adresu;
2.1.3. Informace o vašem vzdělání a titulu(ech);
2.1.4. Informace o Vašem věku a aktuálních i předcházejících pracovních zkušenostech;
2.1.5. Informace o výsledcích testu (je-li testování realizováno jako součást náborového procesu) a našeho pohovoru (shrnutí k pracovní pozici, ke které jsme s Vámi vedli nábor);
2.1.6. Ostatní údaje, jenž mohou být příslušné k pracovní pozici, např. certifikáty a ostatní znalosti.

3. Za jakými účely zpracováváme Vaše osobní údaje?

3.1. Vaše osobní údaje zpracováváme za následujícími účely:
3.1.1. Požádali-li jste o pracovní pozici, zpracováváme Vaše údaje za účelem zjištění, jste-li vhodný kandidát. V takovém případě je základem našeho zpracovávání Vašich osobních údajů náš oprávněný zájem;
3.1.2. Považujeme-li Vás za správného kandidáta, zpracováváme Vaše údaje v zájmu Vašeho oslovení s nabídkou a uzavření příslušné smlouvy. V takovém případě je základem zpracovávání Vašich osobních údajů zpracovávání za účelem uzavření smlouvy;
3.1.3. Žádal-li jste o pracovní pozici, ale my jsme Vás neoslovili s nabídkou nebo jsme Vaši žádost odmítli, můžeme Vaše údaje zpracovávat pro budoucí pracovní pozice v naší Společnosti. V takovém případě Vás samostatně informujeme o takovém zpracovávání a vy budete mít možnost vůči tomu namítat. Nenamítáte-li proti tomu, základem našeho zpracovávání Vašich osobních údajů bude náš oprávněný zájem;
3.1.4. Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat za jinými účely, jakými je potvrzení, jestli byl náborový proces řízen čestně a transparentně nebo jestli byly informace, které jste nám poskytli pravdivé pro zodpovězení na Vaši žádost nebo z důvodu ochrany Vašeho zájmu na soudě nebo v rámci jiného řízení. V takovém případě je základem našeho zpracovávání Vašich osobních údajů náš oprávněný zájem.

4. Jakým způsobem chráníme osobní údaje?

4.1. Náš veškerý personál mající přístup k Vašim osobním údajům musí splňovat interní pravidla a procesy ve vztahu ke zpracovávání osobních údajů v zájmu jejich ochrany a zajištění jejich utajení. Také po něm vyžadujeme, aby dodržoval veškeré technické a organizační bezpečnostní opatření zavedené v zájmu ochrany Vašich osobních údajů.
4.2. Implementovali jsme vhodná technická a organizační opatření v zájmu ochrany Vašich osobních údajů proti neoprávněnému, náhodnému nebo nezákonnému zničení, ztrátě, změně, zneužití, zpřístupnění nebo přístupu a vůči jakýmkoliv jiným nezákonným formám zpracování. Tato bezpečnostní opatření byla implementovaná, zohledňujíc moderní charakter technologie, náklady její implementace, rizika představovaná zpracováním a charakterem osobních údajů se speciální pozorností věnovanou citlivým údajům.

5. Kdo má přístup k Vašim osobním údajům?

5.1. V rámci skupiny Orbico
5.1.1. V omezených a nutných případech můžeme poskytnout přístup k osobním údajům jiným společnostem v rámci skupiny Orbico, aby došlo ke splnění účelu uvedeného ve výše uvedené části. Přístup k osobním údajům bude poskytnut oprávněným jednotlivcům, jakými jsou HR manažeři nebo IT správci. Určité osoby s výkonnou pravomocí, manažeři a zaměstnanci v jiných společnostech skupiny Orbico mohou mít také přístup k určitým osobním údajům pouze pro získání informace a za účelem zjištění, jestli existuje pro takové údaje oprávněný důvod společnosti.

5.2. Mimo skupiny Orbico
5.2.1. V zájmu splnění účelů, zmiňovaných ve výše uvedené části, nebo vyžadují-li to právní předpisy, můžeme považovat za nutné převádět osobní údaje třetím stranám mimo skupiny Orbico, včetně:
• poskytovatelů služeb – třetím stranám, jakými jsou poskytovatelé IT systémů, naši poskytovatelé hostingu, poskytovatelé služeb cloud, poskytovatelé databází, konzultanti (včetně právníků, daňových konzultantů, konzultantů lidských zdrojů) a třetí strany, které vykonávají kontroly před zaměstnáním nebo zapojením potenciálních zaměstnanců – všichni tito poskytovatelé služeb podepsali smlouvu v zájmu ochrany Vašich osobních informací a jsou povinni využívat osobní údaje pro konkrétní účely, určené společností Orbico;
• jakýchkoliv národních a/nebo mezinárodních regulačních, exekučních orgánů nebo orgánů pro výměnu informací, příp. soudů, kde se po nás požaduje, abychom tak vykonali na základě příslušného práva nebo regulace nebo na jejich žádost.

5.3. Jsou moje osobní údaje převáděny do třetích zemí?
5.3.1. Převedeme-li Vaše osobní údaje do třetí země (mimo EHS nebo do jiné jurisdikce, která NENÍ uznána Komisí EU jako jurisdikce zajišťující dostatečnou úroveň ochrany) budeme nejdříve požadovat Váš výslovný souhlas nebo uzavřeme smlouvu s konkrétní stranou, jež zaručuje tu samou úroveň ochrany, tzn. obsahuje a aplikuje smluvní podmínky, schválené Komisí EU.

6. Jak dlouho uchováváme Vaše osobní údaje?

6.1. Osobní údaje zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů do doby, dokud takový oprávněný zájem existuje, přičemž je mažeme po uplynutí jednoho roku ode dne, kdy náš oprávněný zájem přestal existovat.
6.2. Osobní údaje, jež zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, uchováváme po dobu trvání Vašeho souhlasu. Odvoláte-li Váš souhlas, smažeme Vaše osobní údaje v co nejkratší možné době. Je-li souhlas udělen pro konkrétní dobu, budou Vaše údaje vymazány v co nejkratší přiměřené době po uplynutí takové doby.

7. Vaše práva

7.1. Vaše práva můžete realizovat (viz níže) zasláním Vašeho požadavku na privacy.orbicocz@orbico.com. Ujistěte se, že (1) jako předmět zprávy zadáte „Žádost subjektu údajů‘ a v textu nám poskytnete dostatečné údaje pro Vaši identifikaci (2) a (3) jaká práva si přejete uplatnit. Po přijetí zprávy Vám zašleme potvrzení o obdržení Vaší žádosti.
7.2. Vaše práva můžete uplatnit bez jakékoliv úplaty. Nicméně, požadujete-li často (například uplatnili-li jste Vaše práva před méně než 6 měsíci) nebo nadměrně (například požadujete-li veškeré Vaše osobní informace písemně) přístup nebo převod Vašich osobních údajů, máme právo po Vás požadovat, abyste uhradili naše náklady ještě před realizací takové činnosti.
7.3. Přístup k Vašim osobním údajům
Máte právo požadovat potvrzení skutečnosti, že zpracováváme Vaše osobní údaje jako i přístup k Vašim osobním údajům, které zpracováváme.
7.4. Oprava nepřesných osobních údajů
Máte právo požadovat opravu nesprávných osobních údajů o Vás jako i právo na doplnění neúplných osobních údajů.
7.5. Přenos údajů
Máte právo na převzetí a převedení Vašich osobních údajů (zpracováváme-li Vaše údaje na základě Vašeho souhlasu nebo za účelem uzavření smlouvy).
7.6. Námitka vůči zpracovávání nebo zacházení s Vašimi osobními údaji
Máte právo namítat vůči zpracovávání Vašich osobních údajů jako i vůči obecnému způsobu zacházení s Vašimi osobními údaji.
7.7. Právo na odvolání souhlasu
Máte právo kdykoliv odvolat Váš souhlas k dalšímu zpracovávání osobních údajů – to se vztahuje výhradně na osobní údaje, které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu (a neplatí pro jakýkoliv jiný právní důvod zpracování). Odvolání nemá vliv na zpracovávání realizované na základě souhlasu ještě před jeho odvoláním.
7.8. Právo na stížnost veřejnému orgánu
Máte právo kdykoliv podat stížnost příslušnému veřejnému orgánu v zájmu ochrany Vašich osobních údajů – Úřad pro ochranu osobních údajů, www.uoou.cz, v souvislosti se zpracováváním a ochranou Vašich osobních údajů.

8. Změny v oznámení o ochraně údajů o žadateli

8.1. Oznámení o ochraně údajů žadatele může podléhat změnám (změny, doplnění apod.). Jakékoliv budoucí změny způsobu, jakým zpracováváme Vaše osobní údaje, popsané v Oznámení o ochraně údajů žadatele, Vám budou oznamovány prostřednictvím vhodného kanálu v závislosti na tom, jak běžně s Vámi komunikujeme. Ujistěte se, že jste si zkontrolovali aktuální verzi vydanou na http://www.orbico-cz.cz.

9. Kontakt

9.1. Máte-li jakékoliv otázky týkající se zpracovávání Vašich osobních údajů nebo považujete-li Vaše práva na ochranu údajů za porušená, zašlete Vaši žádost na následující adresu:
privacy.orbicocz@orbico.com
Orbico s.r.o., Vinohradská 1597/174, Praha 3, 130 00